Види ділових листів

vidi dilovih listiv 1 Види ділових листів

При першому знайомстві з діловим листуванням може скластися враження, що це занадто складна система. Насправді, різні види ділових листів органічно відповідають потребам фізичної особи у взаємодії.

Діловий лист про співпрацю

Першим містком між можливими майбутніми партнерами стає, як правило, діловий лист про співпрацю. Представники двох фірм можуть вже познайомитися і провести попередні переговори, але офіційним контактом стане саме лист про співпрацю.

Важливі моменти для цього документа:

  • звернення до конкретної особи;
  • згадка про зустріч або джерелі інформації про цю фірму;
  • короткий виклад по суті питання;
  • таблиці, прайси та іншу додаткову інформацію краще відправити у додатку.

Діловий лист про зустріч

У разі успіху, наступним кроком стане діловий лист про зустріч. Цей вид ділових листів може скоротити кількість проміжних етапів переговорів і вплинути на успіх майбутньої зустрічі. Зацікавлена сторона повинна до дрібниць продумати захід:

  • регламент;
  • повістку;
  • чітко сформулювати питання для обговорення;
  • окреслити коло другорядних питань, які можуть виникнути в процесі;
  • підготувати інформаційні додатки, з якими другій стороні бажано ознайомитися до зустрічі.

Таке передбачливе діловий лист допоможе уникнути непорозумінь, різночитань, інших неприємних моментів, які можуть вплинути на результат переговорів. За результатами переговорів складається ще одне діловий лист про зустріч – але вже у вигляді звіту про досягнуті результати. Воно служить тієї ж мети: переконатися, що партнери правильно тлумачать досягнуті домовленості. Другий стороні пропонується підтвердити протокол зустрічі або внести поправки – як правило, протягом одного дня.

Інші види ділової кореспонденції

При вже налагоджених відносинах найчастіше використовуються такі види ділових листів, як діловий лист-запит і, відповідно, лист-відповідь. При будь-яких змінах в домовленостях або коли потрібна додаткова інформація, одна фірма направляє іншій лист-запит.

Для підтримки існуючих ділових відносин або для налагодження нових, передбачені такі види ділових листів, як діловий лист-запрошення і ділове рекламний лист. Фірма може організувати конференцію, виставку, семінар і так далі – і запросити справжніх і потенційних партнерів, в особі керівництва або всього колективу. Дешевше буде розіслати рекламний лист, але віддача від нього значно нижче.

Діловий етикет передбачає лист-подяку у відповідь на виконання контрагентом прохання чи за інше співробітництво.

Деякі види ділового листування можуть бути більш важкими для написання. Це:

  • діловий лист-відмову;
  • діловий лист з вибаченнями;
  • діловий лист-претензія;
  • діловий лист-прохання.

У цих документах особливо важливо витримати доброзичливий і поважний тон. Що стосується листа-прохання, то, за правилами ділової етики, прохальна формулювання використовується навіть в тих випадках, коли в житті мало б місце вимога.

На що звернути увагу при діловому листуванні:

  • важливий момент для будь-якого ділового листа – звернення до конкретної особи, з правильним написанням ПІБ, посади, назви фірми;
  • незалежно від того, пишете ви електронне діловий лист або паперове – воно має бути на бланку фірми з усіма реквізитами;
  • етика, коректність і повага – єдино допустимий тон для ділових листів.
  • лист повинен бути витримано в сухому, діловому стилі – краще уникати емоційних оборотів зі звичайної мови.

Ділове лист, написаний з урахуванням цих нюансів, справить краще враження про свій відправника. А в світі бізнесу це допоможе відкрити потрібні двері.

Filed in: карьера
×

Post a Comment